Der im Automotive Segment starke Automatisierungs- und Fördertechnik-Hersteller, die AFT Group, hat sich bei der Auswahl für ein unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Software von COI entschieden. Das Unternehmen hat eine integrierte Gesamtlösung für das Lieferanten- und Kundenmanagement eingeführt. Hierbei werden alle Kernprozesse im Unternehmen miteinander verknüpft.
In der nun abgeschlossenen Projektphase wurde als erstes der Rechnungseingang automatisiert. Hierbei ist das von AFT eingesetzte Navision ERP-System zum automatisierten Abgleich von Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen mit dem neuen-DMS gekoppelt. Für den notwendigen Prüf- und Genehmigungsprozess wurde aus Kostengründen die Integration des durch AFT eingesetzten E-Mail-Systems verwendet. Ein weiterer Vorteil war hier, dass sich die Anwender weiterhin in der seit Jahren gewohnten Bedienoberfläche bewegen. Damit hat sich die Akzeptanz deutlich erhöht und die Schulungskosten für die Einführung minimiert.
Nach der integrierten Rechnungsprüfung wurden bei AFT die Kernprozesse für Angebotsverwaltung, Lieferanten- und Vertragsmanagement über das zentrale DMS-System zusammengeführt. Bisher wurden z. B. für jedes Kundenangebot verschiedene Lieferantenangebote eingeholt, die dann nicht katalogisiert wurden. Mit dem heutigen System kann auf die jeweils neueste Version eines Angebotes für ein definiertes Spektrum an Lieferanten zugegriffen werden und damit schnell, kostengünstig und normiert einen definierten Unternehmensstandard als Angebotsgegenstand nachfragen. Nach Auftragserteilung werden nun alle Dokumente und Verträge versioniert in den entsprechenden Dokumentstrukturen verwaltet und stehen den berechtigten Anwendern in der jeweils gültigen Version zur Verfügung. Die Prozesskosten der AFT haben sich durch dieses Vorgehen erheblich reduziert.
Für die Entscheidung zugunsten von COI waren laut Jürgen Mitsch, Geschäftsführer der AFT Group, unter anderem die langjährige Kompetenz im Maschinen- und Anlagenbau, weitgehende Projekterfahrung im ERP-Umfeld sowie die vielfach bewährte Technik des Systems der Herzogenauracher ausschlaggebend. Positive Auswirkung hatte zudem, dass das Archiv, das DMS sowie die Workflow-Komponente problemlos abteilungs- oder unternehmensweit ausgebaut werden kann.
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