Eine integrierte Lösung aus branchenspezifischer Finanzbuchführung und Dealer-Management-System erleichtert Unternehmen der Kfz-Branche Planung, Controlling und Reporting.
Das Geschäft ist längst geschlossen und alle Mitarbeiter sind nach Hause gegangen, doch der Chef sitzt noch immer über seinen EDV-Listen. Viele Kfz-Meister und Firmeninhaber teilen dieses Los Monat für Monat, insbesondere unmittelbar vor den letzten Abgabeterminen der Herstellerreportings. Die vorliegenden Listen werden dazu oft noch manuell in lange Excel-Masken erfasst. Immer wieder müssen dabei die Zahlen verglichen werden, um zu vermeiden, dass sich ein Fehler einschleicht.
Dieses aufwändige Prozedere lässt sich durch den Einsatz abgestimmter Programme deutlich vereinfachen. Direkt aus der Buchführung heraus kann das Herstellerreporting beispielsweise mit einer branchenspezifischen Softwarelösung der Nürnberger DATEV eG erledigt werden. Über einen einfachen Mausklick erzeugt das Programm die entsprechende Meldung für den Autohersteller. Basis dafür ist, dass für die Buchführung ein DATEV-Rechnungswesenprogramm zum Einsatz kommt. Welche Lösung aus der abgestuften Produktpalette des IT-Dienstleisters gewählt wird, ist dabei unerheblich – diese Entscheidung richtet sich ausschließlich nach Größe und Bedarf des Betriebes.
Auch herstellerunabhängige Lösung
Die Rechnungswesen-Programme haben sich bei vielen Kfz-Händlern und Servicewerkstätten unter anderem bei Betriebsprüfungen bewährt. Den Anwendern steht ein revisionssicherer Archivierungsservice zur Verfügung. Ob der Betrieb mehrere Marken oder mehrere Filialen in einer gemeinsamen Buchhaltung abdeckt, ist dabei gleichgültig denn zusätzlich zu markenspezifischen Kfz-Branchenlösungen steht ein herstellerunabhängiges, mehrmarkenfähiges System zur Verfügung. Dieses ist mit dem Zentralverband Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe e.V. (ZDK) abgestimmt und unterstützt auch markenfreie Händler und Werkstätten. Über die Zusatzkomponente Kfz-Herstellerreporting kann der Kfz-Meister gezielt die notwendigen Daten aus der Buchführung herausfiltern und diese im passenden Format für die Datenübermittlung an den Hersteller oder den Importeur bereitstellen. Die mit Zahlenkolonnen verbrachten Abende erübrigen sich dadurch.
Vier Herstellerreportings pro Monat wickelt beispielsweise das Autohaus Hermann GmbH mit Stammsitz im niedersächsischen Northeim über diese Lösung ab. Zuvor bedeutete dies einigen Aufwand. Schließlich beschäftigt der Betrieb in acht Renault-Filialen, zwei Nissan-Filialen, drei Peugeot-Filialen und einer Ford-Filiale rund 230 Mitarbeiter. Die Leistungen reichen vom Handel mit Neu- und Gebrauchtwagen, über Kfz-Reparaturwerkstätten, den Verkauf von Ersatz- und Zubehörteilen, die Vermittlung von Finanzdienstleistungen und Versicherungen bis hin zu einer ADAC-Vertretung.
Neben der einfachen Reporting-Funktion sprachen für Mario Kratochwil, den Leiter Finanz- und Rechnungswesen/Controlling des Autohauses insbesondere zwei Kriterien, die ihm in der Finanzbuchführung wichtig sind: die Datensicherheit und die Möglichkeit, tagaktuelle Unternehmenszahlen zu generieren. Auf deren Basis kann er Risiken frühzeitig erkennen und bewerten. Empfohlen wurde ihm die DATEV-Branchenlösung vom Wirtschaftsprüfer des Autohauses sowie von der betzemeier automotive software GmbH, deren Werkstatt Windows Software im Produktivbereich eingesetzt wird.
Integriertes Gesamtsystem
Betzemeier ist ein Kooperationspartner der Datev. Das mehrfach zertifizierte mehrmarkenfähige Dealer-Management-System WerWiSo stellt zertifizierte Programmverbindungen zu zahlreichen Automobilherstellern, sowie Links zu branchenspezifischen Angeboten zur Verfügung – zum Beispiel zu etablierten Internet-Fahrzeugbörsen, Hersteller-Teile-Katalogen und SilverDAT/Eurotax Schwacke-Listen.
Das Mehrmarkenportfolio unterstützt WerWiSo entsprechend der Gruppenfreistellungsverordnung. Die Software lässt sich direkt mit dem Buchführungssystem verbinden, so dass relevante Daten aus den beiden Systemen automatisch in das jeweils andere übertragen werden. Aufwändige Doppelerfassungen und zusätzliche Fehlerquellen entfallen damit. Darüber hinaus lassen sich weitere DATEV-Lösungen in das Gesamtsystem integrieren, etwa für die Anlagenbuchführung, die Kostenrechnung oder die Lohnbuchführung.
Neben dem eigenen Zeitgewinn kann der Unternehmer durch die Nutzung dieses Systems von einem weiteren Vorteil profitieren: Sein steuerlicher Berater kann die Zahlen aus der Buchführung direkt für weiterführende Arbeitsschritte übernehmen – wenn dieser ebenfalls Rechnungswesensoftware der Datev einsetzt. Dies spart auf beiden Seiten sowohl zeitlichen Aufwand als auch Geld. Alternativ kann der steuerliche Berater auch die monatliche Datenübermittlung an den Kfz-Hersteller übernehmen, wenn die Buchführung des Kfz-Betriebes in der Kanzlei erstellt wird.(fd)
Links:
Betzemeier www.autohaussoftware.de
Datev: www.datev.de
