Die Technologie ist bereit, die Welt noch nicht unbedingt: „Der Digitalisierungsgrad in der HR ist rückständig: Potenziale werden nur halb gehoben, vor allem in der HR-Administration. Hier wartet eine Riesenarbeit auf die Unternehmen, ihre administrativen Personalprozesse vor der Einführung radikal zu simplifizieren“, meint Armin von Rohrscheidt, Partner und Vorstand der HR-Transformationsberatung Promerit. Die Situation sei sowohl bei kleinen als auch großen Unternehmen ähnlich.
Selbst ein scheinbar leicht zu automatisierender Prozess wie das Einreichen der Krankschreibung wird von fast keinem Unternehmen bisher vollständig digital gestaltet. Dabei könnte es ganz einfach sein: Der Mitarbeiter macht ein Foto von seiner Krankschreibung, reicht die Datei per App ein und das Dokument wird automatisch seiner Person zugeordnet, unter anderem an das Zeiterfassungssystem weitergereicht und als Beleg abgespeichert. Teilweise gibt es Unternehmen, die eine Einsendung per Foto zwar erlauben, dann aber wird das Dokument manuell ins System eingegeben.
Insgesamt wirft das Versagen, im Personalbereich auf moderne Tools zu setzen, ein schlechtes Licht auf die Organisationen. „Die Menschen organisieren ihr Leben mittlerweile sehr digital und prallen dann auf eine Steinzeitwelt, in der ein Urlaubsantrag auf Papier eingereicht werden soll oder eine Vielzahl Unterschriften nötig ist, um für 24,50 Euro Taxi zu fahren“, so Armin von Rohrscheidt. Da sei eine Riesenlücke entstanden, die derzeit nur schwer zu überbrücken sei.
„Es gibt kaum ein Unternehmen, das sich aktuell nicht mit der Digitalisierung der HR beschäftigt. Viele haben schon einzelne Prozesse digitalisiert. Dabei wurde oft beim Talentmanagement begonnen“, erklärt Markus Böing, Partner Human Capital und zuständig für Digital HR bei Deloitte Deutschland. Jetzt gehe es vielfach darum, einen ganzheitlichen Weg von noch bestehenden On-Premise-Anwendungen in eine umfassende Cloudlandschaft zu gestalten.
Die Datenlage in der HR sei angesichts unterschiedlicher Business Units und Geografien jedoch oft noch heterogen, diverse Systeme bestünden nebeneinander, konstatiert der Deloitte-Berater. „Automatisierungsthemen und zum Beispiel Mobile Device Access können Unternehmen nur sinnvoll angehen, wenn sie Daten und Systeme harmonisieren“, sagt der Experte. Sowohl bei großen als auch mittelständischen Automotive-Unternehmen gibt es Lücken. Von einer Plattform, auf der global HR-Daten eingängig visualisiert werden, um Korrelationen und Trends zu erkennen – oder auf der verlässliche aggregierte Zahlen verfügbar sind –, können die meisten Firmen nur träumen.
Die Brüche in der HR-Digitalisierung haben damit zu tun, dass große Strategieberatungen solche Prozesse eher aus Sicht der Kostenreduktion in Ermangelung hinreichender Fachlichkeit betrachten. „Statt bei HR alle Tätigkeiten erheblich zu vereinfachen und zu automatisieren, werden kopflos Shared Service Center in Ländern mit niedrigeren Löhnen eingerichtet“, meint von Rohrscheidt. Doch schon seit einer Weile zeichne sich ab, dass sich das Outsourcing nicht als erfolgreich erweise. „Die ersten Unternehmen machen es rückgängig, weil der Umgang mit den Mitarbeitern nicht zu einer guten Employee Experience geführt hat und auch die Einsparpotenziale nie wirklich gehoben worden konnten“, berichtet der Promerit-Vorstand.
So habe ein Premium-OEM aus Bayern vor Kurzem damit begonnen, den ausgelagerten HR-Service-Bereich zurückzuholen. „Die Technologie ist so weit, dass sich die Tätigkeiten, die klassischer Gegenstand von Outsourcing waren, heute vollständig automatisieren lassen“, erklärt der HR-Experte. Ganz wichtig sei auch, die Prozesse von Ende zu Ende zu gestalten. Ein Beispiel: In der Praxis redet die eine Funktion mit dem Kandidaten, wählt ihn aus – und dann braucht eine zweite Ebene zum Beispiel im Service Center so lang für die Vertragserstellung, dass der Kandidat wieder abspringt.
Für deutlich mehr HR-Transparenz können die KI-Technologie sowie Advanced Analytics sorgen. „Immer mehr Unternehmen sind angesichts des Fachkräftemangels auf interne Mobilität der Mitarbeiter angewiesen. Dafür braucht es intelligentere Lösungen für das Matchen von Qualifikationen und Jobanforderungen“, meint Deloitte-Partner Böing. „KI wird in Europa irgendwann eine Rolle spielen. Aber der aktuelle digitale Reifegrad und die Datenstrukturen sind weit davon entfernt, nutzbar zu sein“, stellt Armin von Rohrscheidt fest. Bei entsprechenden Lösungen liegen natürlich Datenschutzbedenken vor allem aus Sicht der Mitarbeiter nah.
Szenarien orwellschen Ausmaßes, die in den USA zum Beispiel bereits von einigen Personalsoftwareanbietern wie Workday erprobt werden, verhindert in Europa die Datenschutzgrundverordnung. In US-Pilotversuchen wurden beispielsweise Chatdaten, Firmen-E-Mails und Anwesenheitszeiten ausgewertet, um zu analysieren, ob ein Mitarbeiter mit dem Gedanken an Kündigung spielt. Neben den klassischen Herausforderungen bei Softwareeinführungen haben es die Personaler deshalb noch mit anderen Problemen zu tun: Wohl noch stärker als in anderen Bereichen gilt es hier, an die Mitbestimmung zu denken. „Den Betriebsrat sollte man von Anfang an mit auf den Weg nehmen. Dies ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Projekte“, verrät Markus Böing. Und noch ein weiterer Punkt ist wichtig. „Früher dachten viele Anwender, mit einem Cloudanbieter alle Probleme lösen zu können. Heute ist klar, dass man Richtung Portfolio denken muss“, stellt der HR-Experte fest.
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