Eine langfristige digitale Ablage ersetzt bei der Mercedes-Benz Schweiz (MBS) AG das bisherige Archiv auf Papierbasis. Die Lösung pdfaPilot für die Tochtergesellschaft des Daimler-Konzern liefert callas software aus Berlin.

Im Rahmen einer konsequenten elektronischen Langzeitarchivierung in PDF/A suchte die Schweizer Firna eine Lösung für das Publishing, die Druckproduktion und Dokumentenarchivierung sowie die vollautomatische Konvertierung der jährlich rund 30 000 anfallenden auftragsbezogenen Dokumente nach PDF/A. Als Vertriebs- und Marketinggesellschaft von Daimler mit rund 400 Mitarbeitenden engagiert sich das Unternehmen für die Marken Mercedes-Benz, Maybach und smart bei den Personenwagen sowie  Mercedes-Benz und FUSO bei den Nutzfahrzeugen.

Bei der Auftragsabwicklung für die Fahrzeug-Flottengeschäfte mit Lieferanten und Händlern entsteht ein hohes Dokumentaufkommen. Dazu nutzte das Unternehmen ein Dokumenten-Management-System in Verbindung  mit seinem System für die Auftragsabwicklung.E stand aber keine Archivfunktion zur Verfügung, mit der die Dokumente auch gesetzeskonform elektronisch abgelegt werden konnten. Stattdessen wurden die gescannten Dokumente als Bildformat gespeichert und die Originaldokumente auf Papier aufbewahrt. Doppelte Datenhaltung und großer Platzbedarf waren die Folgen.

Dokumentintensive Prozesse sind bei der Schweizer Gesellschaft an der Tagesordnung: Das Unternehmen beauftragt seine Lieferanten damit, Fahrzeuge nach Kundenwünschen zu verändern – etwa einen Innenausbau für gewerbliche Zwecke einzurichten oder entsprechend zu beschriften. Die Händler wiederum übernehmen Aufgaben wie die Übergabe inklusive der Registrierung des Fahrzeugs bei den Behörden.

Alle auftragsbezogenen Dokumente wie Vertrag, Bestellungen von Aufbauten und Ablieferungsdokumente  werden gescannt und in die neue Auftragsbearbeitungssoftware hochgeladen. Dort konvertiert der pdfaPilot alle Dokumente einheitlich in PDF/A und macht sie somit fit für die Langzeitarchivierung. Danach erhalten sie noch eine digitale Signatur, und werden in einem Dokumenten-Management-System von OpenText archiviert.