So baut Audi-CIO Frank Loydl die IT-Abteilung um

Dass ein C-Level-Manager bei Amtsantritt seine eigenen Ideen und Vorstellungen mitbringt und damit die eine oder andere gewachsene Struktur in der eigenen Abteilung kippt, ist sicherlich nicht ungewöhnlich. Mehr noch: Es ist ein notwendiger und wünschenswerter Prozess. Das kann Frank Loydl nicht anders gesehen haben, als er im Februar 2018 von Wolfsburg nach Ingolstadt wechselte, um die IT-Geschicke von Audi zu lenken. Denn seine erste Amtshandlung nur einen Monat nach seinem Start lautete: Next:IT.

Loydls Strategie für die nächsten Jahre sollte die Audi-IT kräftig umkrempeln. Der frische Blick auf die IT-Organisation offenbarte viel Redundanz und zu wenig Synergien. Hinzu kommen komplexe Legacy-Systeme und eine hohe Abhängigkeit von externen Partnern. Für den CIO war schnell klar: Audis IT muss schneller, schlanker und transparenter werden. Die Kerneigenleistung muss hoch, die Abhängigkeit von Dritten runter. Und was bei einem Blick in Loydls Vita nur wenig verwundern wird: Die IT soll in Sachen Agilität und neue Methoden Vorreiter im Unternehmen sein.

Als Fundament für diese Transformation wurde eine Reihe von Paradigmen formuliert – maßgeblich vom Team selbst. Denn ein partizipatives Element ist zentral für Loydls Vorstellung einer starken IT. „Wir haben ganz klar gesagt: Jeder aus der IT, der Lust hat, kann sich beteiligen“, erklärte der CIO auf dem automotiveIT-Kongress 2019. Dazu kommen wichtige Themen wie ein gehöriges Maß an Governance-Funktion, ein übergreifendes Portfolio oder die Trennung von Ablauf und Aufbau.

Letzteres sei gewissermaßen seine Religion, sagt Loydl. Im Kern bedeutet dies eine Abkehr von der Aufteilung des Teams nach Fachbereichen und hin zu einer Aufteilung nach Technologiestacks. „Das ist primär ein Führungsthema. Wir haben die Rollen der einzelnen Mitarbeiter nicht verschoben, wir haben im ersten Schritt lediglich die Zuordnung und Personalverantwortung verändert“, so der IT-Chef.

Kerngedanke in der Audi-IT: Alles wird zum Produkt

Dazu kommt der Produktgedanke: Aus jedem System, Service oder Projekt wird ein Produkt mit den notwendigen Kernrollen wie Delivery Manager, Business Process Manager oder Product Owner sowie den nötigen Supply-Kompetenzen im Team, etwa Softwareentwicklern, Security-Spezialisten oder DevOps-Experten. Aus der Gesamtzahl dieser definierten Produkte ergibt sich die Gesamtbebauung der Audi-IT.

„Das war definitiv ein Highlight des vergangenen Jahres, dass wir es geschafft haben, ein bereichsübergreifendes priorisiertes Portfolio auf die Beine zu stellen“, sagt Anne Burmeister. Die Executive Assistant von CIO Frank Loydl war maßgeblich am Next:IT-Transformationsprozess beteiligt und hat den Wandel begleitet. Oft brauche man nicht alle Ressourcen zur selben Zeit, sagt sie. „Mit größtmöglicher Transparenz können wir sehen, wann in einem Projekt wer und was benötigt wird. Das hilft uns dabei, Ressourcen zu jonglieren.“

Ihr Kollege Bartosch Kotulla, Projektmanager in der Audi-IT, geht noch einen Schritt weiter: „Dieses Portfolio ist im Grunde die Basis und der Ausgangspunkt für alle weiteren Maßnahmen. Wenn diese Wissensbasis nicht transparent vorhanden ist, dann kann man die weiteren Schritte nicht steuern.“ Klingt logisch und beinahe selbstverständlich, sei aber eine deutlich größere Herausforderung gewesen, als man annehmen mag, gibt Kotulla zu.

Neues Vorstandsgremium: Der IT-Steuerkreis

Diese Transparenz hilft einem neu gegründeten Gremium, dem IT-Steuerkreis, bei der Entscheidungsfindung. Dieser besteht aus dem IT-Vorstand und der oberen Managementebene der einzelnen Fachbereiche und tagt derzeit monatlich. Dort werden sämtliche Belange, die die fachbereichsübergreifende ganzheitliche IT-Strategie betreffen, besprochen – um am Ende eine Gesamtpriorisierung des Portfolios zu erreichen.

So hat die IT jederzeit einen genauen Überblick über Projekte, Auslastungen und Ressourcen. Klar ist: Mit endlichen Kapazitäten bedeutet ein Ja auf der einen Seite ein Nein auf der anderen. Enttäuschte Fachbereiche bleiben da nicht aus. Entsprechend mussten Loydl und sein Team dicke Bretter bohren. „Ich glaube, wir bohren noch“, sagt der CIO im exklusiven Interview mit einem Augenzwinkern. Er sieht sich an dieser Stelle etwa auf der Hälfte des Weges, ein gutes Stück ist also noch zu gehen. Doch die gewonnene Transparenz und die gemeinsam getroffenen Entscheidungen im Steuerkreis erhöhen die Akzeptanz. „Da helfen Austausch und Synchronisation ungemein“, sagt Audi-CIO Loydl.

Retrospektive stellt IT-Strategie auf den Prüfstand

Drei Jahre nach dem Start von Next:IT – und einer Zwangspause durch die Coronapandemie – dürfte Audis IT-Chef zufrieden sein. Paradigmen sind ausgearbeitet, das Zielbild ist entworfen – und durch den Wechsel an der Spitze des OEM sogar zweimal vom Vorstand abgenickt –, ein Portfolio ist aufgestellt, der IT-Steuerkreis gegründet und ein Software Development Center eröffnet. Die Wertschätzung der IT sei derzeit so hoch wie selten zuvor, hört man. Das rasche Handeln in der Anfangsphase von Corona, als tausende Audi-Mitarbeiter den Weg ins Homeoffice antreten mussten, dürfte das Übrige dazu beigetragen haben.

Grund genug für das IT-Team, erwartungsfroh in die Zukunft zu schauen. 2021 stand aber zunächst der Blick zurück auf der Agenda. „Wir haben uns die Zeit für eine ausführliche und mehrstufige Retrospektive genommen“, erklärt Anne Burmeister. Fazit: Vieles war richtig, manches zu schnell. „Wir waren bei manchen Themen vielleicht etwas ungeduldig“, gibt sie zu. Jetzt sei man da weiter. „Wir können jetzt einige Dinge bearbeiten, die hätten wir noch vor ein, zwei Jahren nicht umsetzen können. Die Organisation war nicht reif dafür.“

Es ist eine Feststellung, auf die man in Phasen des Wandels zwangsweise stoßen muss: Transformation braucht Kommunikation – und nicht jeder Mitarbeiter geht Veränderungen mit der gleichen Geschwindigkeit mit. „Es ist ganz wichtig, die nächsten Schritte und die Veränderungen an die Mitarbeitenden zu kommunizieren“, sagt Bartosch Kotulla.

Man verändere die Prozesse und Abläufe schließlich, um das Team besser zu machen. Doch das brauche Zeit. Letztlich sei es aber gerade das Schöne an dieser Rückschau gewesen, diesen Veränderungsprozess zu verfolgen, sagt Burmeister. „Zu sehen, wie sich die Organisation, Personen und Mindsets verändert haben, wie auch ich mich persönlich verändert habe – das war für mich das Schönste in den letzten Jahren.“

Zentrale Frage bei Audi: Was ist wettbewerbsdifferenzierende IT?

Natürlich ist noch längst nicht hinter jedem Punkt ein grünes Häkchen. Das Thema Kerneigenleistung und damit die Frage, was die Audi-IT als wettbewerbsdifferenzierend definiert, wird die Ingolstädter noch eine Weile begleiten und wird im gesamten Volkswagen-Konzern auch weiterhin lebhaft diskutiert.

Das Software Development Center ist dafür ein zentraler Baustein. Ebenso wie der Austausch mit den weiteren Konzernmarken. „Natürlich schauen wir auch, ob bestimmte Leistungen von VW, Porsche, Seat oder Skoda übernommen werden können. Dass man an die Grenzen der eigenen Kapazitäten kommt, muss in einem Mehrmarkenkonzern nicht direkt bedeuten, dass die Umfänge outgesourct werden müssen“, erklärt Anne Burmeister. Auch veraltete Legacy-Systeme und eine gemeinsame, markenübergreifende Datenbasis werden den OEM noch länger beschäftigen. Ebenso wie die gesamte Transformation. Doch das war Frank Loydl vermutlich schon bewusst, bevor er die Audi-IT auf links gedreht hat.