Ein Mann beobachtet auf verschiedenen Monitoren die Produktion

Volkswagen hat für seine zwölf Marken das strategische Konzernprogramm Master Data Governance aufgesetzt, das künftig ein einheitliches Management von Stammdaten sicherstellen soll. Bild: Audi, Illustration: Andreas Croonenbroeck

Daten sind bekanntlich das Öl des 21. Jahrhunderts. Doch wie beim Motor muss auch bei den Daten die Qualität stimmen. Denn Geschäftsprozesse eines Unternehmens sollten auf einer guten Datenbasis aufsetzen. In einem Konzern besteht heute die Herausforderung nicht in der Menge an verfügbaren Daten, sondern in deren Heterogenität aufgrund dezentraler Datenquellen. Wenn zum Beispiel ein Geschäftspartner in unterschiedlichen Systemen geführt wird, kann eine Inkonsistenz seiner Stammdaten die Abläufe erschweren. Solche Probleme kennt jedes große Unternehmen.

Volkswagen hat daher für seine zwölf Marken das strategische Konzernprogramm Master Data Governance aufgesetzt, das künftig ein einheitliches Management von Stammdaten sicherstellen soll. „Wir wollen einen Single Point of Truth schaffen“, sagt Tobias Chrubasik, der das Programm im Konzern leitet. „Unsere Arbeit tangiert dabei Prozesse, Organisation und Systeme.“ Denn die gleichen Stammdaten werden in ganz unterschiedlichen Geschäftsbereichen genutzt: Einkauf, Produktion und Logistik, Finanzwesen, technische Entwicklung und Vertrieb. Im Zuge des neu ausgerichteten IT-Delivery-Managements im Konzern übernimmt die Audi-IT in diesem Programm die Technologieverantwortung und stellt dafür eine konzernweite Plattform bereit. Die Ausgestaltung der Architektur, die Entwicklung und der Betrieb der Plattform liegen in der Hand der IT-Abteilung der Ingolstädter.

„Wir konzentrieren uns zunächst auf drei Stammdaten­domänen: Businesspartner – also Lieferanten, Händler und Importeure –, Material und Finanz“, erklärt Chrubasik. Essenziell für den neuen Ansatz ist ein integriertes Datenmodell, wie Chrubasiks Kollegin Susanne Fromme erklärt, die seitens der Audi-IT für das Projekt verantwortlich zeichnet: „Bislang nutzt jedes System sein eigenes Datenmodell, was zum Beispiel dazu führt, dass die Stammdaten eines Lieferanten in unterschiedlichen Systemen gepflegt und unabhängig voneinander behandelt werden. In der Realität handelt es sich aber natürlich um den gleichen Geschäftspartner.“ Diese Verbindung stellt das integrierte Datenmodell künftig her.

Stammdatenwelt schafft klare Zuständigkeiten und Strukturen

Für den Übergang in die neue Stammdatenwelt musste das Projektteam unter fachlicher Führung der Audi-Beschaffung anhand der heutigen Abläufe die Quellen für die relevanten Daten identifizieren, die Pflegeprozesse evaluieren und das Ziel definieren. Das ist relevant, um die Daten im nächsten Schritt bereinigen zu können. „Teils konnten wir dazu auf bewährte Werkzeuge zurückgreifen, teils mussten wir auch neue Werkzeuge entwickeln“, so Fromme.

Es handelt sich um große Mengen an Daten, mit einer ihnen zugrundeliegenden Logik, die es ebenfalls zu überführen galt. Um sicherzustellen, dass der Übergang auf die neue Plattform fehlerfrei gelingt, bedurfte es daher auch umfangreicher Testkonzepte. „Nicht unerwähnt sollte bleiben, dass es sich dabei um sehr wertvolle Daten handelt, die zentrale Informationen für unternehmensrelevante Prozesse enthalten“, ergänzt Fromme. Die IT-Sicherheit war daher von Anfang an ein wichtiger Aspekt im Projekt. Das Projektteam hat Experten mit einem Penetrationstest beauftragt: Sie bestätigten das hohe Sicherheitsniveau der Plattform.

Was die neue Plattform für die Prozesse und die Organisation bedeutet, lässt sich am einfachsten am Beispiel einer Adressänderung verdeutlichen. Ein Sachbearbeiter erfährt von der notwendigen Änderung des Lieferantenstammsatzes. Im Gegensatz zu früher, als Änderungen womöglich nur im lokalen System des Sachbearbeiters erfolgten, wird dank der neuen Plattform dieser Datensatz nun an einer zentralen Stelle im Konzern prozesskonform geändert und an die benötigten Empfängersysteme verteilt. Um die Datenqualität zu sichern, wird mithilfe von system­integrierten Prüfschritten kontrolliert, ob die getätigten Änderungen korrekt sind. Der Prozess ist mit klar geregelten Zuständigkeiten und Strukturen sowie möglichen formalen Freigaben durch den jeweiligen Datenverantwortlichen umgesetzt.

Digitalisierung schafft Grundlage für Datenpflege

Das Stammdatenmanagement ist natürlich nicht erst durch die Digitalisierung in den Vordergrund gerückt, sondern gilt in der IT als Dauerbrenner – mit allen Begleiterscheinungen: Jeder begrüßt Initiativen, die eine höhere Datenqualität zum Ziel haben, doch geht es dann um die unzähligen Details, die dafür an Vorarbeit zu leisten sind, besteht immer wieder die Gefahr, dass die anfängliche Begeisterung erlahmt. Bei bereichs- und markenübergreifenden Initiativen wird das nicht einfacher – aber eben auch nicht unmöglich, wie das Volkswagen-Programm zeigt.

Das Projektteam hat für die Umsetzung einen agilen Ansatz gewählt. Im Juli ging mit den Businesspartnern die erste Datendomäne auf der Plattform in den Live-Betrieb. Eineinhalb Jahre zuvor war der Start; über 60 Experten aus verschiedenen Marken, Fachbereichen und der IT waren im Projekt involviert. „Die finalen Vorbereitungen für den Live-Betrieb erfolgten an einem Wochenende“, sagt Chrubasik, „montags liefen alle Schnittstellen, so dass das Topmanagement grünes Licht gab.

Die Fachbereiche seien dann in den ersten Tagen mit sehr vielen Anforderungen, aber nur relativ wenigen Problemen an das Projektteam herangetreten. Die Anforderungen betrafen zum Beispiel die Gestaltung der Oberflächen, die Performance und die weitere Verschlankung von Prozessen. „Wenn die Fachbereiche weitere Anforderungen äußern, ist das bei solchen Projekten immer ein gutes Zeichen“, findet Fromme. „Es zeigt, dass sie das neue System annehmen, sich damit auseinandersetzen.“

Nach den Businesspartnern werden weitere Domänen Schritt für Schritt folgen. Der Bereich der Audi-Beschaffung, der sich um Digitalisierungsthemen kümmert, war bereits in der Konzeption, aber auch jetzt im Regelbetrieb als Domänen-Owner im Volkswagen-Konzern fachlich in der Verantwortung. Fromme sieht darin einen Zugewinn für den gesamten Volkswagen-Konzern: „Dank der zentralen Stammdatenorganisation haben wir nun eine klare Verortung von Verantwortlichkeiten und deutlich effizientere Prozesse.“ Von diesen Vorteilen profitiert das Unternehmen beziehungsweise der Konzern sofort. „Gleichzeitig“, ergänzt Chrubasik, sei der Ansatz „ein Enabler für zahlreiche Digitalisierungsinitiativen im Konzern“. Ein Vorteil, der beim Ingolstädter Premiumhersteller in Zukunft immer stärker zum Tragen kommen wird.

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