Wie Zulieferer Lücken im SAP-Standard schließen können
Mittelständische Autozulieferer verwalten mit SAP-Systemen häufig tausende aktive Lieferpläne. Der SAP-Standard stößt bei komplexen Lieferplanprozessen, dem Kopieren von Lieferplänen oder dem Zurücksetzen von Fortschrittszahlen an Grenzen.
Jeder Lieferabruf zählt: Automatisierte SAP-Lieferplanabwicklung hilft Zulieferern, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und kostspielige Störungen in der Lieferkette zu verhindern.
Andrey Popov - stock.adobe.com
Treffen Lieferabrufe eines OEM-Kunden ein, beginnt beim Zulieferer für Disponenten und SCM-Manager im Auftragsmanagement meist ein Kraftakt: Sie passen SAP-Lieferpläne (SD und MM) manuell an, kopieren sie, legen Lieferpläne neu an und prüfen Fortschrittszahlen. Tätigkeiten wie diese, die eigentlich weitgehend automatisiert sein müssten, rauben wertvolle Zeit. Bei einem mittelständischen Zulieferer, der zwischen 800 und 5.000 SAP-Lieferpläne verwaltet, summiert sich der händische Aufwand schnell auf zehntausende Euro pro Jahr.
Dazu kommt: Die manuelle Lieferplanabwicklung ist fehleranfällig, und falsche Werte pflanzen sich durch die gesamte Prozesskette fort. Sie triggern fehlerhafte Anforderungen in SAP MM, erzeugen inkorrekte SAP-Fertigungsaufträge und führen zu Bestandsabweichungen im Warehouse-Management-System (SAP WM / SAP EWM). In den eng getakteten Prozessen der Automobilindustrie, wo ein reibungsloser Lieferplanprozess das operative Rückgrat der Zusammenarbeit zwischen Zulieferer und OEM-Kunden bildet, kann diese Fehlerkette schnell existenziell werden. Führt sie beim OEM zum Produktionslinienstillstand, drohen Vertragsstrafen, eine schlechtere Bewertung als Lieferant und schlimmstenfalls der Verlust von Aufträgen.
Vier Schwachstellen des SAP-Standardlieferplans
Die Ursache für zeitraubende und fehleranfällige Dateneingaben liegt darin, dass SAP-Lieferpläne (S/4HANA / SAP ERP) die spezifischen, massendatengetriebenen Prozessanforderungen der Automobilbranche nur eingeschränkt abdecken. Vier Beispiele verdeutlichen dies:
Ändert ein OEM Parameter wie Abladestelle, Warenempfänger oder Incoterms, müssen alle betroffenen Lieferpläne einzeln angepasst werden. Der SAP-Standard bietet keine Funktion, um automatisiert zu prüfen, welche Einträge betroffen sind. Disponenten müssen relevante Lieferpläne selbst identifizieren, was bei hunderten Datensätzen zeitintensiv ist und das Fehlerrisiko mit jeder manuellen Eingabe signifikant erhöht.
Produktionsverlagerungen oder neue Varianten erfordern häufig neue Lieferpläne. Da eine Massenkopierfunktion im SAP-Standard fehlt, bleibt nur die manuelle Anlage. Gleichzeitig führen große Belegflüsse mit einer sechsstelligen Anzahl von Belegnummern zu Performanceproblemen und langen Ladezeiten und es fehlt die Verknüpfung zwischen alten und neuen Lieferplänen, was die lückenlose Nachverfolgung und die Auditierung deutlich erschwert.
Erfordern technische Änderungen wie neue Zeichnungsstände auch neue Materialnummern, bedeutet das parallel den Auslauf alter und die Anlage neuer Lieferpläne. Da SAP kein integriertes Stichtagsmanagement bietet, müssen manuell Stichtage berechnet sowie Auslauf- und Anlaufprozesse gesteuert werden. Parallel dazu sind der Altbestand und die Verfügbarkeit neuer Ware ständig zu überwachen, um Überbestände oder Lieferengpässe zu vermeiden.
Kritisch ist die Rücksetzung von Fortschrittszahlen zum Geschäftsjahreswechsel. Abweichende Jahreswechseltermine zwischen Zulieferer und OEM führen zur asynchronen Nullung der Zahlen. SAP erkennt diesen Reset nicht automatisch, sodass er von Hand erfolgt, wobei Fehler zu „Geisterbedarfen“ führen und die mengen- und termingerechte OEM-Belieferung gefährden.
Vier Optionen, Lücken im SAP-Lieferplan schließen
Um diese Prozesslücken zu schließen, greift der Fachbereich oft zu ineffizienten, fehlerträchtigen und häufig nicht compliance-konformen Workarounds, unter anderem mit Excel-Tabellen und selbstentwickelten Datenbankskripten. Dabei bieten sich vier deutlich effizientere Optionen an, diese SAP-Lücken zu beseitigen, mit unterschiedlichen Auswirkungen auf Systemstabilität und Total Cost of Ownership (TCO).
Das Customizing ist die kostengünstigste. Es erweitert die SAP-Standardfunktionen aber nicht, sondern modifiziert sie lediglich, etwa durch das Vorbelegen von Feldern, und stößt bei Massenoperationen schnell an Grenzen. ABAP-Eigenentwicklungen bieten zwar große Flexibilität, sind aber Kostentreiber, weil der Entwicklungs- und Wartungsaufwand hoch ist und jedes SAP-Upgrade Anpassungen erzwingt. Auch entsteht eine kritische Abhängigkeit von internem Knowhow. Externe Drittlösungen erhöhen unnötig die Komplexität, weil Schnittstellen zu SAP aufwendig einzurichten, zu betreiben und anzupassen sind.
Am zielführendsten sind SAP-basierte Add-ons wie von WSW Software, die sich nahtlos in die bestehende SAP-Landschaft einfügen, den Standard ohne Modifikation erweitern und Upgrade-fähig sind. Da Wartung und Weiterentwicklung beim Anbieter liegen, entlastet das die interne IT spürbar. Lassen sich mit Add-ons für hunderte Lieferpläne Massen-Updates oder die Absage und Neuanlage automatisiert durchführen sowie Fortschrittszahlen auf den richtigen Wert zurücksetzen, vereinfacht und strafft das die Prozesse, spart Zeit und Kosten und minimiert Risiken.
Spannungsfeld zwischen IT und Fachabteilung
So überzeugend Add-ons bei der Lieferplanabwicklung aus Sicht des Fachbereichs sind: Bei der Einführung redet die IT ein gewichtiges Wort mit. Zwischen Auftragsmanagement und interner IT gibt es dabei einen Zielkonflikt. Die Fachseite will effiziente, weitgehend automatisierte Lieferplanprozesse, um schnell und flexibel auf neue OEM-Anforderungen zu reagieren. Die IT priorisiert dagegen Standardnähe, Systemstabilität, Upgrade-Fähigkeit und das Einhalten von Security- und Compliance-Vorgaben.
Um dieses Spannungsfeld aufzulösen, müssen Fachbereich und interne IT eine gemeinsame Handlungsbasis finden. Add-ons, die den SAP-Standard innerhalb klar definierter Leitplanken kontrolliert erweitern, sind hierfür ein wichtiger Hebel, da sie fachliche wie auch IT-seitige Anforderungen erfüllen. Ein kritischer Erfolgsfaktor ist zudem, die Einführung einer solchen Lösung als Business- und IT-Projekt zu verstehen und die IT als Partner frühzeitig in Auswahl- und Entscheidungsprozesse einzubeziehen.
Genauso wichtig ist es, dass die Fachseite Nutzen, Risiken und Betriebsaspekte integriert zu betrachtet und mit konkreten Zahlen argumentiert, etwa wie viel Zeit durch manuelle Lieferplan-Updates verloren geht oder welche Kosten Reset-Fehler bei Fortschrittszahlen verursachen. Diese Transparenz sorgt für die nötige Akzeptanz aufseiten der IT und schafft eine belastbare Grundlage für gemeinsame Entscheidungen und dafür, dass Fachbereich und IT-Seite an einem Strang ziehen.
Mehr Prozessexzellenz in der Lieferplanabwicklung
Das zeigt: Für Zulieferer in der Automobilindustrie ist eine manuelle SAP-Lieferplanabwicklung, die Kapazitäten bindet, das Fehlerrisiko erhöht, die Liefertreue gefährdet und hohe Kosten verursacht, kein zukunftsfähiger Ansatz. Wer seine Prozessexzellenz dauerhaft steigern will, kommt an SAP-integrierten Add-ons, die für stabile, durchgängige Abläufe sorgen und den ERP-Kern sauber halten, nicht vorbei. Für Supply-Chain-Verantwortliche heißt das: Sie müssen die Optimierung des Lieferplanmanagements strategisch angehen und den Schulterschluss mit der IT frühzeitig suchen.
Hinweis: Dr. Andreas Schaffry ist freier IT-Journalist. Der Autor hat den Text in Zusammenarbeit mit der WSW Software GmbH erstellt.
